Une agence immobilière de transaction, en France : un dirigeant, une assistante et une équipe d'agents. Premier client de Process'Up, accompagnée depuis l'été 2026.
Avant
- L'activité était pilotée sur un classeur partagé et des outils épars, avec des formules fragiles.
- Pas de droits par personne : tout le monde voyait et modifiait tout.
- La même information était saisie plusieurs fois, et les relances dépendaient de la mémoire de chacun.
- Le calcul de la rémunération des agents, le sujet le plus sensible, reposait sur ces mêmes formules fragiles, avec un vrai risque d'erreur.
Ce qui a été construit
Une base unique
Contacts, biens, dossiers de vente, tâches, trésorerie et rémunération au même endroit, avec un pipeline de dossiers en étapes et des droits par rôle (dirigeant, assistante, agent).
La rémunération calculée au centime
Un moteur qui calcule chaque commission, y compris quand plusieurs agents partagent un dossier, et que l'agence modifie sans toucher au code.
Des relances qui partent seules
Rappel de rendez-vous la veille, relances des leads à plusieurs paliers, relance notaire, demande d'avis client, dossier qui dort depuis trois semaines signalé, fin d'exclusivité annoncée à l'avance.
Les tâches de chaque étape
À chaque passage d'étape d'un dossier, les tâches à faire arrivent toutes seules chez la bonne personne, avec leurs échéances.
Les outils de l'équipe reliés
Agenda Google et tâches de chaque agent, dossier de documents créé pour chaque bien, formulaire de captation de leads avec accusé de réception, rapprochement automatique entre acquéreurs et biens.
Un rapport chaque lundi
La direction reçoit chaque semaine l'état du pipeline et de l'activité, sans rien compiler à la main.
Comment on a travaillé
L'état des lieux
Cartographie des flux réels (leads, mandats, dossiers, rémunération) et des fuites, avec le dirigeant.
La construction par vagues
D'abord le socle et le calcul de la rémunération, puis les relances, puis les outils reliés, chaque vague testée avant la suivante.
Les retours de l'équipe
Chaque retour de recette a été classé, arbitré avec le dirigeant, puis livré ou planifié pour la version suivante.
La passation
Une aide intégrée à chaque écran, par rôle, et une documentation à jour, pour que le système vive sans dépendre de nous.
Aujourd'hui
- Le système est en production depuis août 2026, et le classeur partagé est archivé.
- Les relances, les tâches et le rapport hebdomadaire partent seuls : le suivi ne repose plus sur la mémoire d'une personne.
- Les données sont hébergées en Europe, et chacun n'accède qu'à ce qui le concerne.
Cas client anonymisé : ni nom, ni lieu. Les fonctions décrites sont en production ; aucun chiffre de gain n'est avancé ici, parce qu'il n'a pas encore été mesuré.